Đón khách và làm thủ tục check-in cho khách là 1 trong những phần việc đầu tiên, quan trọng nhất mà lễ tân khách sạn phải thực hiện trong ca làm việc. Tuy nhiên, có thể bạn chưa biết nhưng tồn tại những công việc phụ cần chuẩn bị thật tốt trước đó để quy trình nhận phòng của khách được nhanh chóng và chuyên nghiệp hơn. Bạn có biết những việc cần làm của lễ tân khách sạn trước khi đón khách? Hãy cùng tìm hiểu thử xem nhé!

 

Dưới đây là 7 công việc lễ tân khách sạn cần thiết phải thực hiện và đảm bảo hoàn thành trước khi đón khách – tạo ấn tượng đầu tiên tốt đẹp với khách về chất lượng dịch vụ của khách sạn:

Kiểm tra để nắm rõ thông tin của khách

Lễ tân tối thiểu phải nắm được những thông tin cơ bản như tên, tuổi, nơi đến, số ngày lưu trú…; lưu ý những yêu cầu đặc biệt (nếu có) của khách. Điều này giúp việc đối chiếu thông tin được dễ dàng, giao tiếp thuận lợi, phục vụ chu đáo và đúng nhu cầu; đặc biệt, việc được nhân viên khách sạn gọi đúng tên với giọng điệu thân thiện và lịch sự sẽ tạo thiện cảm ban đầu với du khách về sự chuyên nghiệp và tận tâm của nhân viên. Ngoài ra, cũng hãy kiểm tra qua lịch sử lưu trú của du khách để xem đó có phải là khách quen hay khách đã từng ở tại khách sạn không - lưu ý những thói quen hay sở thích, phong tục tập quán của khách để nỗ lực đáp ứng và phục vụ khách tốt hơn.

Chuẩn bị hồ sơ đăng ký trước và phân buồng dự kiến cho khách

Đây là một trong những phần việc lễ tân cần làm để thực hiện các thủ tục check-in được nhanh và chính xác. Dựa trên các thông tin có trong phiếu đặt buồng do nhân viên đặt phòng chuyển sang, danh sách khách check-in trong ngày, nhân viên lễ tân thực hiện chuẩn bị hồ sơ đăng ký trước và phân buồng dự kiến cho khách. Lưu ý những khách muốn check-in sớm để bố trí công việc cho phù hợp.

Chuẩn bị các dịch vụ đưa đón sân bay nếu có

Hầu hết khách đặt phòng ngoại tỉnh đến khách sạn qua đường hàng không đều có nhu cầu đưa đón sân bay. Đây cũng là một trong những dịch vụ đi kèm khiến khách hàng hài lòng ở mức độ cao về chất lượng dịch vụ của khách sạn. Do đó, nhân viên lễ tân và nhân viên đưa đón cần nắm được giờ giấc di chuyển của khách, giờ đáp chuyến bay để đón khách đúng giờ, tránh trường hợp đến quá sớm (do chuyến bay bị delay) hoặc đến quá trễ khiến khách phải chờ đợi quá lâu. Ngoài ra, một số khách sạn quy mô và chuyên nghiệp còn mở thêm dịch vụ đưa đón khách di chuyển trong khuôn viên và đến những địa điểm du lịch nổi tiếng ở phạm vi gần bằng xe điện, cho thuê xe máy, xe đạp để khách trải nghiệm những dịch vụ thú vị nhất.

Vệ sinh sạch sẽ quầy lễ tân và khu vực sảnh đón tiếp

Hãy đảm bảo mọi không gian phục vụ trong khách sạn đều được vệ sinh sạch sẽ và ngăn nắp nhất. Quầy lễ tân và khu vực sảnh lại càng phải chú trọng điều này. Bởi, đó sẽ là nơi đầu tiên mà du khách tiếp xúc và nán lại để hoàn tất các thủ tục cần thiết trước khi nhận phòng và sử dụng dịch vụ tại khách sạn. Đừng để mùi hôi, rác bẩn hay giấy tờ bừa bộn khiến khách khó chịu và làm mất đi hình ảnh đẹp của khách sạn trong mắt khách thuê. Tự ý thức dọn dẹp và phối hợp nhịp nhàng với bộ phận buồng phòng, nhân viên vệ sinh công cộng để đảm bảo vệ sinh trước khi đón khách, lưu ý thêm tại các vị trí khác như cầu thang, thang máy, ghế ngồi chờ…

Liên hệ với Housekeeping để chắc chắn phòng sẵn sàng phục vụ

Đó là điều bắt buộc cần làm để đảm bảo khách không phải chờ đợi dù đã đến giờ check-in theo quy định. Liên hệ với Housekeeping để chắc chắn phòng đã được dọn sạch, được bày trí ngăn nắp đúng chuẩn quy định của khách sạn. Việc tạo điều kiện để khách được check-in nhận phòng ngay khi vừa đến, để họ lên phòng và tắm rửa, nghỉ ngơi sẽ khiến chất lượng dịch vụ của khách sạn được đánh giá cao trong mắt du khách.

Liên hệ với Waiter/ Waitress để đảm bảo chuẩn bị xong welcome drink phục vụ khách

Hầu hết khách sạn từ 3 sao trở lên đều phục vụ welcome drinks để chào mừng khách đến lưu trú tại khách sạn. Sau một chuyến di chuyển xa, việc được chào đón nồng hậu bởi sự tận tình của nhân viên, không gian thoáng, sạch cùng ly nước mát sẽ giúp tâm trạng của du khách cực kỳ tốt, khiến họ nhanh chóng và dễ dàng hơn trong việc đưa ra các quyết định sử dụng dịch vụ.

Giữ tâm lí thoải mái, tự tin để đón khách

Đội ngũ nhân viên lễ tân được ví như “bộ mặt” của khách sạn. Một nhân viên lễ tân niềm nở, thân thiện với nụ cười tươi trên môi, giao tiếp nhẹ nhàng, lịch sự, cử chỉ điềm đạm, linh hoạt, sử dụng ngoại ngữ lưu loát… sẽ là những điểm cộng lớn với du khách ngay từ lúc check-in và trong suốt thời gian lưu trú tại khách sạn.

 

Trên đây là 7 công việc chi tiết lễ tân khách sạn cần làm trước khi đón khách. Tham khảo nhiều kiến thức chuyên ngành - kỹ năng nghiệp vụ, học hỏi và tự rèn luyện mỗi ngày để hoàn thiện hơn là điều mọi lễ tân cần ý thức thực hiện, làm tiền đề thăng tiến lên những vị trí cao hơn của cấp quản lý.

Chúc bạn vui và thành công trong sự nghiệp!

Nguồn: Ms. Smile (Hoteliob)